Problem Definition Tool

Problem Definition tool

Τι είναι το Problem Definition Tool;

Το συγκεκριμένο εργαλείο μας δίνει τη δυνατότητα να ξεκαθαρίσουμε και να πλαισιώσουμε την πρόκληση την οποία αντιμετωπίζουμε. Συχνά, κάτι που δείχνει προβληματικό, είναι μόνο σύμπτωμα ενός βαθύτερου προβλήματος. Το Problem Definition tool μας βοηθά να αντιληφθούμε τις διαστάσεις ενός προβλήματος, παρατηρώντας το από διαφορετικές πλευρές. Μπορείτε να το εφαρμόσετε ως μονάδες, αλλά είναι ορθότερο να εκτελεστεί ανάμεσα σε μια ομάδα ατόμων, ορίζοντας ένα συντονιστή της διαδικασίας (facilitator), ο οποίος θα διασφαλίσει την καταγραφή των σημαντικότερων σημείων.

Πότε εφαρμόζεται;

To Problem Definition tool προτείνεται να χρησιμοποιείται στο πρώτο στάδιο της μεθοδολογίας τους Design Thinking, αυτό του Empathize. Σκοπός της χρήσης του, είναι να αναλύσουμε σε πρώτο βαθμό την πρόκληση η οποία έχει αναδειχθεί. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί από την ομάδα των Designers στην αρχή του έργου, ύστερα από την πρώτη συνοπτική ενημέρωση με την ομάδα εργασίας του οργανισμού που αντιμετωπίζει το πρόβλημα, ή ακόμα καλύτερα να εφαρμοστεί και κατ’ επέκταση συμπληρωθεί, κατά τη διάρκεια της ίδιας συνάντησης. Η δεύτερη επιλογή, θα εξυπηρετήσει την ομάδα σας να λάβει τις απαντήσεις που επιθυμεί άμεσα, με αποτέλεσμα την ορθότερη συμπλήρωση του εργαλείου.

Πώς εφαρμόζεται;

Για τη μεταμόρφωση του προβλήματος σε ευκαιρία, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε συνδυαστικά, τη μέθοδο του “How might we..?”. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε μετατρέψετε τα σημεία κλειδιά από τη συζήτηση με την ομάδα εργασίας του οργανισμού που αντιμετωπίζει το πρόβλημα, σε προκλήσεις. Καταγράψτε όσο το δυνατόν περισσότερες, έτσι ώστε να τις αναλύσετε & να τις ερευνήσετε. Επιλέξτε τη σημαντικότερη προς επίλυση και προχωρήστε στο επόμενο βήμα.

Καταγράψτε όλες τις ομάδες χρηστών που εμπλέκονται στη συγκεκριμένη διαδικασία. Εκτός από τις ομάδες χρηστών/πελατών που λαμβάνουν ή βιώνουν την υπηρεσία/προϊόν και τις ομάδες που παρέχουν την υπηρεσία, θα πρέπει να συμπεριληφθούν και όλες αυτές που εμπλέκονται σε μικρό ή μεγάλο βαθμό στο σύνολο της διαδικασίας.

Για να μπορέσετε να δημιουργήσετε δείκτες αξιολόγησης της λύσης που θα βρείτε στη συνέχεια, μπορείτε αρχικά να απαντήσετε στις παρακάτω ερωτήσεις:

• Ποια θα είναι τα αποτελέσματα στους χρήστες;
• Ποια θα είναι τα αποτελέσματα στον οργανισμό μας;

Δημιουργήστε μετρήσιμους δείκτες αξιολόγησης, σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού σας και των χρηστών της διαδικασίας, καθώς και τους διαθέσιμους πόρους.

Σε αυτό το σημείο είστε έτοιμοι να προγραμματίσετε το πλάνο έρευνας σας για να αντλήσετε περισσότερες πληροφορίες από τους χρήστες και τους εμπλεκόμενους της διαδικασίας.

Tips:

1) Ερωτήσεις που διευκολύνουν στη συμπλήρωση του εργαλείου:

• Ποιο είναι το βασικό ζήτημα που προσπαθείτε να αντιμετωπίσετε και γιατί είναι σημαντικό για εσάς και τον οργανισμό σας;
• Ποιος/ποια ομάδα ατόμων αντιμετωπίζει το συγκεκριμένο πρόβλημα;
• Ποιοι είναι οι κοινωνικοί ή οι πολιτιστικοί παράγοντες που διαμορφώνουν αυτό το πρόβλημα;
• Πιστεύετε πως η συγκεκριμένη επένδυση αξίζει να υλοποιηθεί; Έχετε αποδείξεις;
• Μπορείτε να σκεφτείτε το συγκεκριμένο πρόβλημα με διαφορετικό τρόπο;
• Μπορείτε να το επαναπροσδιορίσετε;

2) Χρησιμοποιείστε το εργαλείο Problem Definition tool και μετά την ολοκλήρωση της προκαταρτικής έρευνας, έτσι ώστε να καταγράψετε την τελική πρόκληση που έχετε αποφασίσει να αντιμετωπίσετε, καθώς και όλους τους εμπλεκόμενους στη διαδικασία, μέσω της χρήσης του Stakeholder Map Tool.

Download template: