Μέθοδος των “5Whys” (5 Γιατί)

Μέθοδος των “5Whys” (5 Γιατί):

Διεισδύοντας γρήγορα στη ρίζα του προβλήματος

Υπήρξε ποτέ κάποιο πρόβλημα, το οποίο δεν έπαψε ποτέ να εμφανίζεται; Τα επίμονα και επαναλαμβανόμενα προβλήματα, είναι συνήθως συμπτώματα βαθύτερων ζητημάτων. Οι γρήγορες λύσεις μπορεί να δείχνουν βολικές, όμως συχνά επιλύουν μόνο επιφανειακά ζητήματα, ενώ παράλληλα σπαταλούν πόρους που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για να λύσουν το πραγματικό πρόβλημα.

Η μέθοδος των 5Whys (5Γιατί), είναι μια τεχνική η οποία μπορεί να αναδείξει τους πραγματικούς λόγους ενός προβλήματος, με σκοπό να αντιμετωπιστούν άμεσα.

Πότε χρησιμοποιείται;

Η μέθοδος των 5Whys μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη βελτίωση της ποιότητας μιας διαδικασίας, αλλά κυρίως στην επίλυση απλών προβλημάτων όπως ο συντονισμός και η διαχείριση.

Ίσως δεν είναι το ίδιο αποδοτική στην αντιμετώπιση σύνθετων προβλημάτων, καθώς τα 5Whys μπορούν να καθοδηγήσουν στην ανάδειξη ενός συγκεκριμένου ζητήματος. Σε σύνθετες περιπτώσεις, προτείνεται η χρήση μεθόδων όπως η Cause & Effect Analysis κ.α., οι οποίες είναι περισσότερο αποδοτικές.

Αυτή η απλή μέθοδος, μπορεί να οδηγήσει άμεσα στη ρίζα του προβλήματος ενός συστήματος ή μιας διαδικασίας που δεν λειτουργεί σωστά. Η χρήση της προτείνεται για βαθύτερη προσέγγιση ενός προβλήματος και σίγουρα πριν την προσπάθεια ανάπτυξης της επίλυσης του.

Πώς χρησιμοποιείται;

1. Συγκέντρωση μιας ομάδας – Συνεντεύξεις/Focus Group:
   Συγκεντρώστε μια ομάδα ανθρώπων/χρηστών, οι οποίοι είναι γνώστες των λεπτομερειών του προβλήματος και πιθανοί χρήστες της διαδικασίας που προσπαθείτε να βελτιώσετε. Ο συντονιστής της συζήτησης, διενεργεί προσωπικές συνεντεύξεις ή focus group, προετοιμάζοντας ερωτήσεις που θα αναπτύξουν το θέμα.
2. Ορισμός Προβλήματος:
   Αν υπάρχει η δυνατότητα παρατήρησης της διαδικασίας, θα βοηθήσει στη συλλογή πληροφοριών πριν τις συνεντεύξεις/focus group. Συζητήστε με τον κάθε συνεντευξιαζόμενο/ομάδα τα ευρήματα της παρατήρησης ή της προκαταρτικής έρευνας, καταγράφοντας σημειώσεις και στη συνέχεια συμφωνείστε μαζί τους το βασικό πρόβλημα. Για παράδειγμα “Οι εργάτες στη γραμμή παραγωγής, δεν τηρούν τα χρονοδιαγράμματα”.
3. Ρωτήστε το πρώτο “Why”; (“Γιατί”):Ρωτήστε του συνεντευξιαζόμενους/ομάδα, γιατί εμφανίζεται αυτό το πρόβλημα.Πραγματοποιώντας την ερώτηση “Γιατί” ακούγεται απλό, όμως η απάντηση της χρήζει σοβαρής σκέψης. Ψάξτε για ουσιαστικές απαντήσεις, οι οποίες βασίζονται σε γεγονότα και όχι σε εικασίες.Αυτό, θα αποτρέψει τη μέθοδο των 5Whys να γίνει μια απλή διαδικασία, η οποία παράγει γρήγορα συμπεράσματα και δημιουργεί κάποιες φορές μεγαλύτερη σύγχυση.Οι συνεντευξιαζόμενοι/ομάδα μπορεί να αναδείξουν ένα προβληματικό ζήτημα ή/και περισσότερα. Σημειώστε τις απαντήσεις τους ως συνοπτικές φράσεις, αντί για μονολεκτικές ή μακροσκελής δηλώσεις.
4. Ρωτήστε “Why”; (“Γιατί”) ακόμα 4 φορές:
   Για κάθε απάντηση που αναδεικνύεται στο βήμα 3, ρωτήστε ακόμα 4 φορές “Why”; (“Γιατί”). Κάθε φορά που ρωτάτε, διαμορφώστε την ερώτηση σας με βάση την προηγούμενη απάντηση που δόθηκε από το συνεντευξιαζόμενο/ομάδα.

Tip:
Προσπαθήστε να πραγματοποιείτε γρήγορα τη μια ερώτηση μετά την άλλη, με σκοπό να δημιουργήσετε την πλήρη εικόνα και να φτάσετε σε βάσιμα συμπεράσματα.